一、明确目标

　　设立项目管理办公室需要拿出清楚的理由,这有诸多原因。一家组织不会始终需要设立正式的项目管理办公室,如果只是希望跟踪项目,那么一个简单的项目跟踪应用软件也许就足够了。但如果想改进完成项目的方法,并且对确定项目优先级的流程拥有更大的控制权,那么运作顺畅的PMO就有助于实现这两个目标。

　　美国奥克兰县的IT部门在1997年开始设立项目管理办公室(PMO)时,就制订了清晰的战术目标和战略目标。他们与业务合作伙伴一起有效地确定项目的优先级,并且通过技术来提高政府业务部门的效率。此外,IT部门内外很少有人会喜欢这样的想法: 一个集中部门负责审批及否决项目、报告衡量尺度,以及督促项目经理、确保项目处于正常轨道。IT员工和内部客户会对设立PMO的工作出难题。为了得到他们的支持,就要拿出确凿的理由,表明为什么需要设立PMO,又不会增强官僚主义。

　　设立项目管理办公室、制订相关的项目管理流程,这常常需要投入大量的时间和资金,可能需要好几年才能把这项工作做到位。有人会对此产生厌烦情绪,如果他们对设立项目管理办公室所需的时间和资金提出质疑,对此要有明确的答复。

　　二、明确PMO的报告对象

　　由于向CIO办公室报告,项目管理办公室确实成了提供项目管理和指导服务的集中部门,确保了标准和流程变更出现在组织内部的最高层面。奥克兰县IT部门下设的项目管理办公室直接向CIO报告。负责IT部门的IT主管希望PMO向自己报告,那样IT部门的各个小组影响不了PMO。

　　三、明确PMO职责

　　PMO一定要成为大家都愿意寻求帮助的部门。如果项目经理担心PMO会告诉CIO自己没有完成工作,他就不会找PMO寻求帮助。要IT部门打消“PMO是项目管理监督部门”的这种印象向来很难。这就是为什么要强调PMO的角色应当是流程的监管人、项目经理的指导员。PMO的作用不是向CIO报告做错的事情,而是为项目经理提供相关工具和仪表板,他们可以用来查清楚哪个项目进度落后、哪个项目按时完成、哪个项目需要加把劲。

　　四、选择项目管理软件

　　选择项目管理软件之前,专家建议IT主管要考虑希望落实到位的项目管理流程。不管实施的是什么样的项目管理工具,它们都要支持你的流程。 如果纯粹为了技术而实施技术,那就错了。如果没有围绕技术的流程,那只是电子表格,它其实管理不了任何东西。开始考虑不同的软件时,要确保其功能能实现自己的流程以及当前和将来的首要目标。PMO的规模开始可能很小,不过当看到它给自己公司带来的好处后,可以逐渐扩大规模。同时,选择软件时,应当考虑到将来需求的变化。要牢记的另一个因素就是集成,使用多款可以彼此集成的工具,那样就能够在公司发展过程中采用新功能,至少能够在这些工具之间轻松传递数据。

　　为了达到什么样的管理目的，然后选择合适的，并且性价比高的软件，这样不仅提高工作效率，还得达到较好的项目

　　管理效果，正如需要设立项目管理办公室以便知道自己要实现的目标那样,管理者头脑中也要有清晰的最终目标。

　　五、获得管理人员的支持

　　为了让项目成功,软硬件方面需要开支,需要对公司内部的人员进行培训,需要从内部改变公司文化,需要改变你所服务的客户或者合作伙伴的文化。这都需要时间和精力,要是项目执行发起人觉得把时间花在项目上不划算,设立PMD也就不会取得成功。如果能够获得管理人员的支持,不但可以让公司的每个人都采用新的流程,还能够简化变更管理难题。